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北海道の大学教員／情報科学研究者の日記

よいイベントを開催するとはどういうことか？

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はじめに

このエントリーでのイベントとは、1〜10人程度の有志で企画運営し、10〜100人程度が参加するくらいの規模のものを想定しています。いわゆるコミュニティイベント等です。ですので、商業イベントやもっと大規模なイベントとは少し違うかもしれません。

私はいままで、NASA SpaceApps Challenge、ニコニコ学会β、 品モノラボ、おうちハック発表会、NT札幌といったさまざまな形式の有志イベントの運営に携わってきました。イベント運営において何が大事であるか考えたり、人に聞かれることもあるのですが、改めて考えると難しい問いだなと思っています。

良いイベントとは？

良いイベントにするということは、「悪いイベントと感じる要素を全部取り除く」ということかなと思います。ただ言い換えただけで何も言ってないように見えるかもしれませんが、もう少し噛み砕くと、参加者や関係者が「よいイベントだったなぁ」と思うための必要条件*1は、「悪いイベントだったなぁ」と思う要素が無いということだと思います。

イベントの印象というのは、加点方式ではなくて最低点数方式で決まると思います。例えば、イベントの評価項目が10個あって各10点満点だったとします。9項目では10点だったけど1つの項目が2点だったとすると、そのイベントの評価は100点満点で92点ではなくて20点ぐらいになると思います。これはものすごく単純化したたとえですが、悪い印象の出来事があると、いくらその他の印象が良くても全体の印象が悪い印象に引きずられるということは覚えがあるのではないかと思います。*2

悪い印象というのは、その人が思う最低ラインのクオリティを満たしてないということです。この最低ラインは人によって違います。例えば、

  • 申し込みタイミングの違いで他の人より100円多く支払った
  • 視聴URLの通知がイベント開始1分前だった
  • 開始時間が5分遅れた
  • 会場が暑すぎた
  • パネルディスカッションのマイク本数が登壇人数より少なかった
  • 懇親会の料理がしょぼかった

といったような出来事があったとします。それぞれ、それが起こった時にどう思うか想像してみてください。おそらく、許容できるやつもあれば、許容できないやつもあるでしょう。どういう出来事が起こると参加者・関係者が悪い印象を受けるかは、人によってそれぞれです。

イベント運営は、校庭の小石拾いのようなものだと思っています。校庭に小石がいっぱい落ちていたとして、その全てを取り除くのは無理ですが、それでも人がなるべくつまずかないように、一個でも多くの小石を取り除くことが良いイベントづくりかなと思います。また、id:fromdusktildawn さんは鎖のたとえを用いて説明しており、まさしくその通りだと思います。このツイートがこのエントリを書くきっかけになりました。

誰のためのイベント？

なるべく多くの小石を取り除くというのは、「誰も取り残さない」というコンセプトに近い側面もあります。ただし、有志のイベント運営における「誰も」というのは、イベントの趣旨に賛同してくれて、イベントに協力的な姿勢を取ってくれる人という条件が付きます。イベントは人の集まりであり、人が集まると揉め事が起こる可能性があります。参加者が増えたりイベントの回数を重ねていくにつれ、揉め事の可能性も上がります。揉め事が起こるとイベントの印象は悪くなりますが、この際それは些細なことで、参加者が嫌な思いをすることは運営にとってとても辛いことです。ですので、ある程度の規模と開催数のイベントとなると、揉め事が起こらないようなポリシーを設定し、参加者はそれに賛同するという条件が必要となります。接客業においてクレーマーはお客様ではないというのと同様かと思います。

Code of Conduct (行動規範, CoC) と称してポリシーを明文化するイベントも増えてきました。これはとてもよいことです。ただし、CoCを厳密に運用するとすると、CoC違反かどうかというジャッジメントが必要になりますが、有志イベントでジャッジメントをきちんと運用する体制を構築することはハードルが高いです。CoCがあるということ自体が何らかの抑止力となる効果もあり、CoCは無いよりもあった方がよいです。ただし、CoCは銀の弾丸ではないということも覚えておいて欲しいです。

ベストエフォート

有志イベント運営は基本的にはベストエフォートになります。できる限り頑張るということですね。有志イベントなのでこのスタンスでいいのですが、最低限のラインを満たせないことの言い訳としてなんでもかんでもベストエフォートのせいにはしないでほしいなと思います。さきほど、イベント運営は校庭にある小石を取り除くことというたとえを出しましたが、まずは事故に繋がりそうな大きな石を取り除くことが優先です。その上で、校庭に無限にある小石を全部取り除くのは不可能だけど、それでも時間がある限り小石を取り除き続けるということがベストエフォートというかなと思います 。

おわりに

このエントリでは、イベント開催において土台となる運営（オペレーション）の部分について主に触れました。イベントの価値向上には、それに加えて魅力的な企画（コンテンツ）が重要です。ただし、イベント開催の準備において、企画が先走ってしまい運営がないがしろになってしまうことが往々にしてあるような気がします。もちろん企画はとても大事なものですが、その土台を支える運営も同等以上に大事だよ、というお話でした。

*1:十分条件ではありません

*2:この現象に心理学的な用語がありそうな気もしますが、あまり詳しくなく調べてないので知りません