f:id:yumu19:20160116135052j:plain ここ数年で、有志のイベント等で講演をお願いすることもお願いされることも結構増えてきたのですが、されて嬉しかった対応や困った対応、自分がしてしまったことの反省点などいろんな知見がたまってきたので、それらを踏まえて、依頼する側の視点でチェックリスト風に書き出してみました。

依頼時に講演に関する情報をきちんと伝える

イベントの背景や概要
開催日時
開催場所
講演の持ち時間
謝金の有無と金額
交通費支給の有無と上限値

上記は最低限の必須事項ですかね。これらがないと受けるかどうか判断できないと思います。情報を小出しにせず、すべて最初に伝えましょう。未決定事項があれば、「〜は未定です」などと未決定であることをきちんと明示しましょう。加えて

主催団体のURL
参加者募集ページのURL
過去のイベントの記事やTogetterのURL

など、参考となる情報があれば付け足しましょう。公式なwebサイトの情報は公式情報として必要ですし、過去イベントのweb記事やblogやTogetterはイベントの雰囲気がわかるので講演を受けるかどうかの判断材料や、準備する際の参考になります。

依頼は1対1で行う

連絡事項を関係者に広めにCcするのは情報伝達の上では良い事だと思うのですが、初めから1対多になると断りにくい雰囲気をつくってしまうので良くないかなーと思ってます。受諾して頂いた後に関係者にCcしましょう。

集合時間を早めに伝える

イベントの日時だけ伝えて、集合時間を直前(前日や当日)まで伝えないというのは避けましょう。特にリハがあったりする場合には入り時間がだいぶ早くなるので、きちんと伝えて調整しましょう。遅くても1週間前、できれば2週間前くらいですかね。

Web等に掲載するプロフィールを用意する

これは本人にお願いするのがよいかなと思ってます。手間をかけさせないためと思って主催者側で用意すると、不正確な情報が載ってかえって迷惑をかけてしまうかもしれません。お願いする際には文字数の目安も伝えましょう。webに載せる場合には200文字程度で書くことが多い気がします。

主催者側で用意する場合も、webで公開前する前に必ず本人に確認しましょう。ググればすぐわかる情報でも、所属組織の都合などで書けない場合もあります。

写真が必要な場合はどの程度の解像度が必要かも伝えましょう。想定より解像度が低くてもう一回お願いするのはお互いに手間です。

他の登壇者が決まり次第すぐに伝える

講演準備する際のトピック選びの参考と、何より準備のモチベーションになります。性格にもよると思いますが、僕は、直前まで誰と一緒に講演するのか知らずに準備するのは結構苦痛です。

パネルディスカッションのような形式の場合は、初対面だとなかなか話が盛り上がらないので、事前に顔合わせのミーティングや飲み会があるとなお良いです。

参加者募集開始したらその旨を伝える

マナーとして。イベントの告知にも協力してもらえるはずです。

動画のweb配信について伝える

ライブ配信やアーカイブをする場合には事前に伝えましょう。webの公開の有無で準備する話の内容が変わります。黙って勝手に公開はNGです。

パネルセッションがある場合には事前に登壇者同士の交流を設ける

パネルディスカッションで、その場でいきなり議論を始めて盛り上がるのは稀です。特に初対面の人がいる場合はなおさら。事前の助走が必要です。対面やオンラインでミーティングができればベストですが、難しい場合は、登壇者を全員まとめたチャットグループ(Facebook メッセンジャー等)をつくり、そこで登壇内容のすり合わせやトピック候補などを共有するとよいです。登壇内容に直接関係ない雑談的な内容でも、お互いの雰囲気を知ったり関係をほぐすのに効果的です。また、このような登壇者をまとめたチャットグループをつくることは運営の手間を減らす効果もあります。個別に連絡するのは一見丁寧な対応に見えますが、同時に連絡漏れの可能性も高くなるので、なるべく避けたほうがよいと思っています。

イベント後のフォローアップを行う

講演のお礼を伝えるのはもちろんのこと、その他に、

可能であれば Slideshare などに資料の公開をお願いする
webニュースやblogに掲載されたりTogetterまとめ記事があったらURLを伝える

講演者自身のプロフィールのひとつとして使ってもらいやすくなりますし、イベントの広告にもなります。

まとめ

以上、イベントの規模によると思いますが、参考になれば。これ書きながら、いままでできてなかったなぁという部分は自省しました。特に顔なじみの人にお願いする場合にはショートカットしちゃう場合も多いですが、親しき仲にも礼儀ありで、依頼する方もされる方もお互い気分を害さずに楽しいイベントになるよう心がけましょうー！